Wenn es darum geht, die Arbeitsleistung zu steigern, geraten oft zwei Begriffe durcheinander:
- „Produktiv“ bezieht sich auf deinen Output: Ein produktiver Mensch schafft viel. Wie viel Zeit und andere Ressourcen er dafür benötigt, wird nicht berücksichtigt.
- „Effizient“ ist deine Arbeit, wenn das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis gut ist.
Dementsprechend sollte dein Ziel darin bestehen, nicht einfach länger und härter zu arbeiten, sondern effizienter vorzugehen – und dadurch indirekt deine Produktivität zu steigern.
3 Grundregeln für effizientes Arbeiten
1. Reduziere Ablenkungen
Das Dudeln des Radios, der ständige Blick auf das Handy oder der Lärm aus der Kaffeeküche sind Ablenkungen, die den Arbeitsfluss stören können. Verringere solche Störquellen so weit wie möglich. Das gilt auch für das Surfen im Internet, wenn es nicht deiner Arbeit dient. Auch ein chaotischer Schreibtisch und 100 Klebezettel am Monitor können ablenken.
2. Setze Prioritäten
Viele Menschen sind gut darin, To-do-Listen aufzustellen – und anschließend nur die Hälfte zu bewältigen. Setze deshalb Prioritäten. Bevor du mit einer Tätigkeit beginnst (im Job, in der Freizeit, im Haushalt, …), überlegst du dir, was unbedingt sofort gemacht werden muss und was noch warten kann. Gemäß der Eisenhower-Matrix gibt es vier Prioritäten:
- Wichtige und dringende Aufgaben
- Wichtige und nicht dringende Aufgaben
- Unwichtige und dringende Aufgaben
- Unwichtige und nicht dringende Aufgaben
3. Pom-Power
„Pom“ ist die liebevolle Abkürzung für „Pomodoro“, zu Deutsch: Tomate, benannt nach einer tomatenförmigen Eieruhr. Bei der Pomodoro-Technik legst du Arbeits- und Pausenintervalle fest. Dadurch kannst du deine Konzentration bündeln und dich erholen, bevor es konzentriert weitergeht. Welches Intervall ideal ist, kann individuell sein. Eine gängige Empfehlung lautet:
- Arbeit: 25 Minuten
- Pause: 5 Minuten
- Pause nach zwei Arbeitsintervallen: 15 Minuten
Erfolge dokumentieren und Produktivität verbessern
Notiere dir, wie viel du in welchem Zeitraum erledigst, um deine Produktivität und deinen Zeitaufwand zu verfolgen. Oft fallen dir dabei wiederkehrende Probleme auf, die du lösen solltest. Deine Produktivität zu dokumentieren kann zudem eine gute Motivation sein, deine Arbeitseffizienz zu steigern und aufrechtzuerhalten.